تعیین اهداف پروژه

به هر میزان که در تعیین اهداف پروژه دقت به خرج دهید به همان میزان امکان خطا در پایان پروژه کاهش می‌یابد. اما باید به این موضوع توجه داشت که در صورت نیاز با اطلاعات به دست آمده در حین انجام پروژه باید در اهداف پروژه بازنگری کرد تا میزان موفقیت پروژه کاهش پیدا نکند.

در هنگام تعیین اهداف باید ویژگی های زیر را در نظر بگیرید:

• واضح و روشن
• قابل اندازه‌گیری
• اجرایی
• واقع بینانه
• محدوده زمانی داشته باشد

اهداف پروژه باید مشخص و بر اساس واقعیت باشد همچنین شروع و پایان پروژه مشخص باشد.

اهداف پروژه باید به صورتی انتخاب شود که قابل اجرا باشد تا سطح پیشرفت کلی پروژه قابل سنجش باشد.

هنگام تعیین اهداف باید به جنبه‌های زیر توجه شود:

• کیفیت
  استانداردهای کیفی پروژه را شناسایی کنید و چگونگی تأمین و سنجش آن‌ها را مشخص کنید.
• سازماندهی
  نقش‌ها، وظایف و روابط افراد با یک‌دیگر را تعریف کنید و مطمئن شوید افراد مناسبی را انتخاب کرده‌اید.
• ارتباطات
  مشخص کنید هر کدام از ذی‌نفعان به چه اطلاعاتی نیاز دارند و چگونه باید این اطلاعات را به آن‌ها ارایه کرد.
• ریسک
  خطراتی را که می‌تواند پروژه شما را تهدید کند شناسایی و راه‌حل‌های احتمالی را ارزیابی کنید.

زمان، کیفیت، و هزینه سه متغیری هستند که اغلب تعیین کننده اهداف قابل حصول هستند.

هر کدام از این متغیرها را تغییر دهید، خروجی شما تغییر خواهد کرد. برای مثال اگر شما زمان انجام پروژه را کاهش دهید مجبور خواهید شد یا کیفیت را کاهش دهید یا هزینه بیشتری بپردازید.

به خاطر داشته باشید که کاهش کیفیت همیشه بد نیست، باید میزان کیفیت را طوری انتخاب کنید که نیازهای شما را بر طرف کند نه بیشتر و نه کمتر.

از مهم‌ترین کارهای مدیر پروژه این است که تصمیم بگیرید چگونه باید بین زمان، هزینه و کیفیت توازن ایجاد کند.