چگونگی شروع پروژه

با نهایی شدن برنامه شما، زمان اجرا پروژه فرا می‌رسد. در فاز اجرا، برآورد زمانی شما تبدیل به جدول زمان‌بندی می‌شود، توالی فعالیت‌ها مشخص می‌شود و برآورد هزینه در قالب بودجه می‌آید. اکنون شما باید تیم‌تان را تشکیل دهید و منابع مورد نیاز خود را شناسایی کنید.

مهم‌ترین مراحل فاز چرا چیست؟

1. تشکیل تیم
2. تنظیم جداول برنامه‌ریزی
3. بودجه‌بندی

تیم خود را تشکیل دهید

برای شروع فاز اجرای پروژه باید مهارت‌های مورد نیاز را شناسایی کنید، که ابزار مفید برای شناسایی مهارت های مورد نیاز جدول شکست کار (WBS) است.

هنگامی که مهارت‌های مورد نیاز شناسایی شد احتمال این وجود دارد که تیم شما فاقد بعضی از مهارت‌های مورد نیاز باشد که برای تأمین نیروی مورد نیاز می‌توانید از افراد داخل سازمان یا خارج سازمان استفاده کنید.

گاهی اوقات مدیر پروژه اعضای تیم خود را  انتخاب می‌کند و گاهی تیم از قبل انتخاب شده است. وظیفه مدیر پروژه است که مهارت‌های تیم داده شده به او را ارزیابی کند و با توجه به مهارت‌های فرد، تناسب میان مهارت‌های او و مسئولیتش در تیم را برقرار کند.

یکی از روش‌های تعیین وظایف تیم جدید به این شرح است:

• فهرست اعضای تیم پروژه را تهیه کنید.
• فهرست مهارت‌های مورد نیاز پروژه را تهیه کنید.
• با اعضای تیم درباره مهارت‌هایی که دارند، صحبت کنید.
• وظایف را به افراد مناسبی که تخصص آن کار را دارند، بسپارید.

این روش باعث ارتباط و انسجام در تیم می‌شود. اما اگر بین افراد تیم فردی با مهارت‌های مورد نیاز نبود می‌توانید با همکاری آن‌ها فردی که مهارت مورد نیاز را دارد به تیم خود اضافه کنید یا یکی از اعضای تیم را برای آن مهارت آموزش دهید.

شکست کار چیست؟

ساختار شکست کار ترکیبی سلسه مراتبی از محدودیت‌های پروژه است که فعالیت را به فعالیت‌های خردتر و قابل مدیریت‌تر و در نهایت بسته‌های کاری( عناصر آخرین سطح ساختار شکست کار) تبدیل می‌کند.

این فرایند محصول و کار پروژه را به مولفه‌های کوچک‌تر و قابل مدیریت‌تر تقسیم می‌کند و هدف اصلی این فرایند در این است که از آن‌چه باید تحویل داده شود، یک چشم انداز ساختار یافته ارایه کند.

نکاتی در مورد کار کردن با تیم:

• حتی اگر با قسمتی از پروژه آشنایی دارید اما مدت زیادی از انجام آن کار می‌گذرد و یکی از اعضای تیم‌تان تسلط بیشتری در این زمینه دارد؛ بهتر است به تجربه‌های او گوش فرا دهید و از مهارتش استفاده کنید.
  اگر اصرار داشته باشید که راه خودتان را بروید، خود را از یک منبع با ارزش دانش و تجربه محروم کرده‌اید و پروژه تاوان این کار شما را باید بدهد.
• تصویر کلی را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید. اگر آن‌ها اهداف پروژه را بدانند بسیار بهتر می‌توانند در آن مشارکت کنند.

تنظیم جداول زمانی

اگر بتوانیم بگویم با منابع موجود پروژه چه زمانی به اتمام می‌رسد عالی خواهد بود. اما واقعیت این است که در بیشتر پروژه‌ها زمان آغاز و پایان بدون توجه به منابع و امکانات مشخص می‌شود که همین امر باعث بروز مشکلات بسیاری می‌گردد.

چگونه جدول زمانی پروژه را تنظیم کنیم؟

با یک ضرب الاجل زمانی شروع کنید. زمانی که غیرقابل تعییر باشد. آنگاه از آخر به اول بیایید و ببینید برای رسیدن به هدف پروژه باید چه کارهای انجام دهید.

نکاتی در مورد زمان‌بندی پروژه:

• بدانید کدام یک از ضرب العجل‌ها غیرقابل تغییر بوده و کدام یک انعطاف بیشتری دارند.
• هیچ کدام از کارها نباید بیشتر از ۵ تا ۶ هفته طول بکشد. اگر چنین اتفاقی افتاد باید آن کار را به زیر فعالیت‌های کوچک‌تر بشکنیم.
• جدول زمانی را آن قدر ریز نکنید که خودتان نیز نتوانید بر اجرای آن نظارت کنید.
• جدول زمانی را بر حسب آن چه که از نظر منطقی امکان پذیر است تنظیم کنید، کار تخصیص منابع را بعداً انجام خواهید داد.
• در جدول زمانب‌ندی از واحد زمانی ثابت استفاده کنید، مثلاً روز یا هفته.
• در جدول زمانی سعی کنید به هر فعالیت بیش از آن چه نیاز است زمان تخصیص ندهید، زیرا در این صورت تا رسیدن به زمان نهایی تحویل پروژه هیچ زمان اضافه‌ای باقی نمانده و انعطاف‌پذیری جدول در مقابل اتفاقات پیش‌بینی نشده کم می‌شود.

مراحل تنظیم جدول زمانی پروژه

از روش شکست کار یا روشی مشابه برای تعیین و تخصیص وظایف و فعالیت‌ها استفاده کنید.

• برای هر فعالیت زمان تحویل مشخص کنید.
• از این زمان تحویل‌ها به عنوان مبنای تنظیم جدول زمانی پروژه استفاده کنید.
• گلوگاه‌های اجرایی را که می‌تواند برای پروژه دردسرساز شود، شناسایی کنید.
• راه‌های میانبری برای حذف این گلوگاه‌ها پیدا کنید و یا زمان بیشتری برای گذر از آن‌ها تخصیص دهید.
• سیستم کنترل و به روز کردن جدول زمانی پروژه را تعریف و اجرا کنید.
• همه افراد ذی‌نفع را در جریان آخرین تغییرات یا اصطلاحات جدول زمانی پروژه قرار دهید.

استفاده از روش «مسیر اصلی» یا «مسیر بحرانی» (CPM)

روش مسیر بحرانی ابزاری برای تعیین زمان انجام فعالیت‌های پروژه با استفاده از نتایج روش شکست کار است. شما می‌توانید علاوه بر شناختن هر کدام از فعالیت‌ها به صورت مستقل نقشه توالی انجام آن‌ها را نیز از ابتدا تا انتهای پروژه طراحی کنید.

برخی از فعالیت‌ها هم‌زمان با هم پیش می‌روند، اما گاهی نیز شروع بعضی از فعالیت‌ها منوط به تمام شدن فعالیتی دیگر است. مسیر بحرانی به شما کمک می‌کند برای این فرآیند برنامه‌ریزی کنید.

«فعالیت های اصلی یا فعالیت های بحرانی» فعالیت‌های هستند که تأخیر در اجرای آن‌ها می‌تواند روی زمان انجام پروژه تأثیر بگذارد.

این فعالیت‌ها باید در زمان موعود خاتمه یابند تا پروژه به موقع به پایان برسد. شناسایی فعالیت‌های بحرانی به شما کمک می‌کند تا به بهترین نحو ممکن برای تأمین منابع خود برنامه‌ریزی کنید.

مراحل ترسیم مسیر بحرانی

• فهرست تمام فعالیت‌ها و شرح خلاصه‌ای از هر کدام از آن‌ها را تهیه کنید.
• زمان مورد انتظار هر فعالیت را مشخص کنید.
• فعالیت‌هایی را که باید به اتمام برسند تا فعالیت دیگری شروع شود را مشخص کنید. ( پیش نیازها)
• نمودار مسیر اصلی ( مسیر بحرانی) را رسم کنید.
• زمان شروع هر یک از فعالیت‌ها را محاسبه کنید.
• زمان خاتمه یافتن هر کدام از فعالیت‌ها را محاسبه کنید.
• مسیر اصلی را شناسایی کنید.
• طول زمان انجام پروژه را تخمین بزنید.

تنظیم بودجه

بودجه طرح یا برنامه‌ریزی مالی پروژه است. بودجه برنامه پروژه را به کمیت‌های قابل اندازه‌گیری تبدیل می‌کند، که نشان می‌دهد منابع مورد نیاز پروژه چه هزینه‌ای در بردارند و این هزینه‌ها ظرف چه مدتی به ما بر می‌گردد. البته تعارف تمام بودجه‌ها یکسان نیست. برخی از مدیران پروژه در بودجه خود قابلیت انعطاف و جابجایی سرفصل هزینه‌ها را لحاظ می‌کنند، اما در برخی صنایع( مثل سازمان‌های عمومی) بودجه‌ها از انعطاف‌پذیری بسیار کمی برخوردار هستند. در این سازمان‌ها بودجه مانند یک قرارداد است و پولی که برای یک سرفصل خاص در نظر گرفته شده است قابل هزینه کردن برای موارد دیگر نیست.

نکته: بودجه فقط فهرست هزینه‌های لازم برای اجرای پروژه نیست. بلکه به ما نشان می‌دهد که آیا منافع پروژه ارزش مخارج آن را دارد یا خیر.

اولین سوالی که که هنگام نوشتن بودجه باید از خود بپرسید این است که اجرای این پروژه نیاز به چه منابعی دارد؟

برای مشخص کردن هزینه‌های یک پروژه باید آن را به بخش‌های مختلف خرد کرد و سرفصل‌های زیر را در آن لحاظ شود:

• کارکنان
  عموماً بزرگ‌ترین قسمت هزینه‌ها را به خود اختصاص می‌دهد. باید هزینه کارکنان فعلی و همچنین کارکنان قراردادی که ممکن است در طول کار به پروژه اضافه شوند را در نظر گرفت.
  ‌
• ایاب و ذهاب
  باید این نکته را در نظر بگیرید که آیا همه افراد در محل پروژه هستند یا باید افرادی از مکان‌های دیگر به محل پروژه در رفت و آمد باشند.
  ‌
• آموزش و تمرین
  آیا تمام افراد می‌دانند چگونه باید از تجهیزات مورد نیاز برای اجرای پروژه استفاده کنند؟ آیا اعضای تیم شما تمام مهارت‌های لازم برای اجرای پروژه را دارند؟ آموزش‌های لازم در محل پروژه انجام خواهد شد یا نیاز به سفر دارد؟
  در بودجه همیشه باید به هزینه آموزش اعضای تیم توجه شود تا مهارت‌های مورد نیاز برای اتمام پروژه همگی در اختیار تیم باشد.
  ‌
• ابزار و وسایل
  علاوه بر وسایل معمول مانند کامپیوتر، کاغذ، قلم، نرم افزار و… آیا اقلام و تجهیزات خاص دیگری نیز برای انجام پروژه لازم است؟
  ‌
• مکان
  آیا لازم است افراد در فضای فعلی به محل دیگری منتقل شوند؟ به چه میزان فضا نیاز دارید و هزینه آن چقدر است؟
  ‌
• تحقیق
  آیا نیاز به خرید مقالات و تحقیقات خاصی برای پروژه وجود دارد؟ چه تحقیقاتی را خود افراد گروه باید انجام دهند و هزینه آن چه قدر است؟
  ‌
• هزینه‌های عمده
  چه تجهیزات گران قیمت و با فن‌آوری پبشرفته برای انجام پروژه نیاز دارید؟ چقدر هزینه برای تهیه آن‌ها باید بپردازید و چگونه؟
  ‌
• سایر هزینه‌های سربار
  اطمینان حاصل کنید که هزینه‌های جانبی پیش بینی نشده در محدوده سقف درصد مورد قبول شرکت شما باشد.

زمانی که بودجه مربوط به بخش‌های بالا را محاسبه کردید باید از بپرسید چه مواردی فراموش شده‌اند؟

آیا ممکن است هزینه‌هایی مانند موارد زیر را از قلم انداخته باشید؟

• هزینه‌های آموزش تیم برای افزایش سرعت کار
• هزینه آموزش و پشتیبانی برای مصرف کنندگان پروژه
• هزینه‌های پرسنلی جاری
• هزینه تعمیر و نگهداری تجهیزات و فضای کار
• هزینه بیمه
• حق امتیاز ( در صورتی که تحت لیسانس شرکت دیگری هستید یا شرایط مشابه آن)
• هزینه‌های پشتیبانی خارجی( مانند امور قانونی، مالیاتی و…)

بودجه هر قدر با دقت تنظیم شده باشد، هنوز یک حدس و پیش‌بینی است. به همین دلیل باید آماده هرگونه انحراف در طول عملیاتی شدن آن باشید. به همین خاطر با توجه به محدودیت‌های زمانی، استانداردهای کیفیت و منابع مالی که در اختیار دارید، تا جایی که امکان دارد زمینه انعطاف‌پذیری آن را مهیا کنید.

نکته: اگر برای یک شرکت مشاوره‌ای یا خدماتی مانند شرکت ساختمانی یا آژانس تبلیغاتی کار می‌کنید، همیشه این احتمال وجود دارد که برداشت شما و مشتریان‌تان در مورد انعطاف‌پذیری بودجه کاملاً متفاوت باشد. بنابراین اطمینان حاصل کنید که همه چیز را واضح و روشن تعریف کرده‌اید و سوء تفاهمی درباره سرفصل‌های بودجه وجود ندارد.

∗ خوشحال می‌شوم مرا در شبکه‌های اجتماعی نیز دنبال کنید:

یوتیوب | ویرگول | کانال تلگرام | اینستاگرام