ابزارهای پایش پروژه کدامند؟

در پست چگونه پروژه را شروع کنیم؛ به موضوع چگونگی شروع پروژه پرداختم که در ادامه آن پست در این نوشته به موضوع پایش پروژه و ابزارهای آن می‌پردازم.

دو ابزار بسیار متداول برای پایش پروژه وجود دارد. یکی استفاده از فلوچارت‌هایی مانند نمودار پِرت (PERT) و دیگری استفاده از نمودارهای ستونی مانند گانت چارت (Gantt Chart) .

نمودار پِرت

نمودار پِرت شبیه مسیر بحرانی است. با این تفاوت که هدف اولیه مسیر بحرانی مشخص کردن مسیر اصلی پروژه( یا فعالیت‌های ضروری) در ابتدای پروژه است که مدیر پروژه بتواند با دقت تمام برای آن‌ها برنامه‌ریزی کند.

از طرف دیگر نمودار پِرت بیانگر فرآیند اجرای هر کدام از فعالیت‌ها یا کل پروژه است و به عنوان ابزار کنترل استفاده می‌شود.

نمودار پِرت موارد زیر را نشان می‌دهد:

• زمان آغاز هر یک از فعالیت‌ها.
• مدت زمان هر فعالیت( و این‌که هر فعالیتی چه زمانی به پایان می‌رسد).
• زمان اختصاص داده شده به تمام فعالیت‌ها در پروژه.
• ارتباطات موجود بین نتایج، فعالیت ها و وقایع

گانت چارت

گانت چارت زمان لازم برای اجرای فعالیت‌ها و ترتیب زمانی آن‌ها را به طور واضح و روشن نمایش می‌دهد.

گانت چارت برعکس نمودار پِرت پیوستگی و ارتباطات درون فعالیت‌ها را به هم نشان نمی‌دهد یا به عبارت دیگر مشخص نمی‌کند که کدام یک از فعالیت‌ها باید به اتمام برسند تا فعالیت‌های بعدی آغاز شود.

نمودار گانت موارد زیر را نشان می‌دهد:

• وضعیت پروژه
• تخمین مدت زمان انجام پروژه
• تخمین مدت زمان انجام هر فعالیت
• توالی انجام فعالیت‌ها

مراحل طراحی نمودار گانت به شرح زیر است:

• فازهای مختلف پروژه را از ابتدا تا انتها در سمت راست نمودار فهرست کنید.
• واحد زمانی مورد نظر را در تمام طول مدت اجرای پروژه در بالای یا پایین نمودار رسم کنید.
• تاریخ شروع و پایان فاز اول پروژه را در مربع‌های خالی مربوط به آن مشخص کنید.
• زمان اجرای تمام فازها را در مربع‌ها مشخص کنید، دقت کنید که هر فاز چه زمانی آغاز می‌شود( به موازات فاز قبلی یا پس از اتمام آن).
• در مورد فازهای مستقل، مربع‌های زمانی را بر اساس ترجیحات اجرا کنندگان پُر کنید.
• زمان فازهای مختلف پروژه را طوری تنظیم نمائید که کل پروژه در زمان پیش‌بینی شده مورد نظر خاتمه یابد.
• یک شاخص برای نمودار تعریف کنید.
• نمودار را به شکلی رسم کنید که مشخص باشد هر گروه، مسئول اجرای کدام بخش از پروژه است.
• نمودار را به اعضای تیم و سهامداران ارایه دهید و بازخورد آن را دریافت کنید.
• در صورت نیاز با توجه به نتایج بند ۹ نمودار را اصلاح کنید.

نمودار پِرت یا گانت؟ کدام بهتر است؟

نموداری را انتخاب کنید که برای شما و پروژه شما بهترین باشد.

استفاده از هر دو نمودار برای شما مفید خواهد بود. هر دو روش به شما کمک می‌کند تا کارهایی را که باید انجام شود رسم کنید، هر فعالیت چقدر طول می کشد، ترتیب انجام فعالیت‌ها چگونه خواهد بود و چه کسی مسئول آن است.

نمودار گانت چارت برای این که به ذی‌نفعان یا مصرف کنندگان نشان دهید فرآیند اجرای پروژه چگونه است، ایده‌آل می‌باشد و نمودار پِرت به مسئولین پروژه و کسانی که در حال اجرای پروژه هستند کمک می‌کند ریز اطلاعات و فعالیت‌های در حال انجام را تحت کنترل داشته باشند.

مقایسه نمودار پِرت و گانت چارت

• نمودار پِرت

مزایا: اطلاعات کامل و جامعی از ارتباطات و پیوستگی فعالیت‌های هر پروژه به ما می‌دهد.

معایب: در پروژه‌های بزرگ، پیچیده می‌شود و تسلط به آن کمی مشکل است.

• گانت چارت

مزایا: طراحی و خواندن آن آسان است. راه موثری برای برقراری ارتباط با ذی‌نفعانی است که می‌خواهند بدانند چه فعالیت‌هایی در هر زمان انجام می‌شود.

معایب: وقتی تغییری در قسمتی از پروژه اتفاق می‌افتد، بدیهی است که روی زمان قسمت‌های دیگر نیز تأثیر می‌گذارد. اعمال این تغییرات در نمودار سخت خواهد بود و همچنین به روز کردن دایم این نمودار کار مشکلی است.

به یاد داشته باشید: بهترین روش برای تنظیم جدول پروژه شما، آن روشی است که شما با آن راحت‌تر هستید.

مراقب باشید در این دام نیفتید که حتماً باید از فلان روش استفاده کنم، چون دیگران از آن استفاده می کنند، یا چون روش جدیدتری است. برای این‌که بفهمید کدام روش برای شما بهتر است از تجربه خودتان استفاده کنید و همچنین بررسی کنید که آیا از سیستمی که در حال حاضر استفاده می‌کنید شما را راضی می کند یا نه؛ اگر نه پس آن را تغییر دهید.

برای برنامه‌ریزی پروژه از نرم افزار استفاده کنید

در پروژه‌های پیچیده و بزرگ، مدیران پروژه برای برنامه‌ریزی و مدیریت، از نرم افزارهای مخصوص کمک می‌گیرند. برای این‌که بدانید بهترین نرم افزاری که می توانید استفاده کنید کدام است باید اطلاعات کاملی در مورد قابلیت‌ها و توانایی‌های نرم افزارهای موجود به دست آورید.

هم‌چنین می‌توانید از افراد با تجربه در این زمینه سوال کنید. باید روش کار آن‌ها را با روش کار خودتان مقایسه کنید و ببینید تطابق دارد یا نه. اگر از قبل با برنامه مورد نظر آشنایی ندارید، اطمینان حاصل کنید که آموزش‌های لازم و پشتیبانی فنی را دریافت نمایید.

انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه

هر نرم افزار برنامه‌ریزی پروژه باید:

• قابلیت طراحی و اعمال تغییرات احتمالی را در گانت چارت و فلوچارت( نمودارهای پِرت و مسیر بحرانی) داشته باشد.
• قابلیت ارایه تصویر نهایی و کلی برنامه را قبل از چاپ داشته باشد.
• قابلیت بالایی در رسم نمودارها، جداول و محاسبات بودجه داشته باشد.
• توانایی مطابقت دادن جدول زمانی بودجه با ایام هفته و تعطیلات سالیانه را داشته باشد.
• به شما این امکان را بدهد که برای وقایع و پیشامدهای احتمالی چند سناریو طراحی کنید و نیز به راحتی بتوانید اطلاعات را به روز کنید.
• در صورتی که کار تخصیص یافته به افراد یا گروه‌های کاری بیش از اندازه زیاد شود، اخطارهای لازم را اعلام کند.

اگر می‌خواهید بیشتر بدانید:

• چرا شناسایی مسئله اصلی از اهمیت بالایی برخوردار است؟
• فرایند منشور پروژه چیست و چگونه است؟
• تعیین اهداف پروژه

∗ خوشحال می‌شوم مرا در شبکه‌های اجتماعی نیز دنبال کنید:

یوتیوب | ویرگول | کانال تلگرام | اینستاگرام