فرایند منشور پروژه چیست و چگونه است؟

فرایند منشور پروژه

منشور پروژه سندی ساده است که در ابتدای کار تهیه می‌شود و پروژه را به طور کلان تعریف می‌کند. این تعریف به پروژه رسمیت می‌دهد و مبنای بسیاری از تصمیم‌گیری‌ها قرار خواهد گرفت. بودجه کلان پروژه، چهارچوب زمانی پروژه، ریسک‌های کلی آن، نام حامی پروژه، نام مدیر پروژه و استراتژی پروژه، از جمله اطلاعاتی هستند که در این سند می‌آید.

منشور پروژه معمولاً سندی با پویایی کم محسوب می‌شود و به ندرت یا در دوره‌های زمانی طولانی مورد بازنگری قرار می‌گیرد.
توجه به این نکته ضروری است که در منشور چارچوب‌ها و استراتژی‌های کلی حاکم بر پروژه تبین می‌شود و تغییر مکرر آن به سردرگمی تیم پروژه منجر می‌شود.

مولفه‌های منشور پروژه

• هدف / توجیه پروژه
  دلیلی که پروژه به خاطر آن انجام می‌شود. ممکن است به طرح کسب و کار، برنامه‌ی استراتژیک سازمان، عوامل خارجی، توافق در قالب قرارداد، یا هر دلیل دیگری برای انجام پروژه، اشاره کند.
  ‌
• توصیف کلی پروژه
  یک توصیف خلاصه از پروژه، می‌تواند شامل اطلاعات کلی محصول و تحویل دادنی‌های پروژه و همچنین رویکردهای حاکم بر پروژه باشد.اطلاع از اهداف پروژه، جهت تصمیم‌گیری‌های کلیدی در چرخه عمر پروژه را مشخص می‌کند که یکی از عوامل کلیدی هم راستایی تلاش‌ها در چرخه عمر پروژه می‌باشد.
  ‌
• الزامات کلی
  شرایط و قابلیت‌های کلی که باید برای رسیدن به هدف پروژه تأمین شود. ویژگی‌ها و وظایف محصول که باید برای تأمین نیازها و انتظارات ذی‌نفعان محقق شود. این بخش، جزئیات الزامات را همانند آن‌هایی که در مستندسازی الزامات پوشش داده شده، توصیف نمی‌کند و به طور معمول الزامات در سطح کلیات مطرح است.
  ‌
• اهداف پروژه و معیارهای موفقیت مرتبط
  اهداف زمانی، هدف‌هایی برای تکمیل به موقع پروژه توصیف می‌کند.اهداف هزینه‌ای هدف‌هایی برای مخارج پروژه توصیف می‌کند.اهداف پروژه محدود به موارد بالا نمی‌شود و می‌تواند مواردی مانند کیفیت، ایمنی و رضایت ذی‌نفعان را نیز در بر بگیرد.
  ‌
• ریسک‌های کلی
  ریسک‌های اولیه در سطح پروژه، مانند در دسترس بودن منابع مالی، تکنولوژی جدید یا فقدان منابع.
  ‌
• رخدادهای کلیدی اصلی
  رویدادهای مهم در پروژه.برای مثال تکمیل اقلام تحویلی کلیدی پروژه، آغاز یا تکمیل یک مرحله از پروژه یا پذیرش محصول.این رخدادهای کلیدی چارچوبی برای توسعه برنامه زمانی پروژه مشخص می‌شوند.
  ‌
• خلاصه بودجه مصوب
  چارچوب مصوب کلی برای هزینه‌های پروژه را تبیین می‌کند.
  ‌
• فهرست ذی‌نفعان
  فهرستی از افراد یا سازمان‌هایی را شامل می‌شود که برای موفقیت پروژه تاثیرگذار هستند، یا از آن تأثیر می‌پذیرند.
  ‌
• الزامات تصویب پروژه
  معیاری که برای پذیرش پروژه توسط مشتری یا حامی، حتماً باید محقق گردد.اختیار مدیر پروژه در زمینه تأمین نیروی انسانی، مدیریت بودجه، تصمیم‌های فنی و حل تعارض‌ها.اختیار تأمین نیروی انسانی می‌تواند شامل استخدام، اخراج، جنبه‌ای انضباطی و پذیرفتن یا نپذیرفتن کارکنان پروژه باشد.
  ‌
• مدیر پروژه، مسئولیت و سطح اختیارات وی
  مدیریت بودجه می‌تواند توانایی مدیر پروژه برای تعهد، مدیریت و کنترل منبع مالی را نیز شامل شود و معمولاً اختیار وی برای مدیریت انحراف‌ها و تغییر در مبناهای پروژه را نیز در بر می‌گیرد.
  ‌
• نام و اختیار حامی یا فرد(افراد) دیگر که منشور پروژه را تصویب می‌کنند
  نام، موقعیت شغلی و اختیار افرادی که مدیر پروژه نظارت می‌کند. انواع رایج اختیار شامل توانایی تصویب تغییر، تعریف حدود تغییر قابل قبول، تأثیر بر تعارض‌ها داخلی پروژه و دفاع از پروژه در سطح مدیریت ارشد، می‌باشد.

مولفه‌های کلیات بودجه مصوب، متناسب با ماهیت پروژه تعریف می‌شوند و می‌تواند مواردی از قبیل بودجه کارهای اجرایی مستقیم، بودجه کارهایی پشتیبانی، ذخایر مدیریت و احتیاطی، بالاسری سازمان و نظایر آن را در بربگیرد.

ریشه بسیاری از اختلاف‌ها و تعارض‌های پروژه، تفاوت برداشت در زمینه حدود اختیار هر یک از ذی‌نفعان است. از همین رو تعریف شفاف از حدود اختیارات ایجاد برداشتی یکسان از این تعاریف، ابزاری کارآمد برای پیشگیری از بخشی از تعارض‌ها محسوب می‌شود.

اگر می‌خواهید بیشتر بدانید:

• چرا شناسایی مسئله اصلی از اهمیت بالایی برخوردار است؟
• مدیریت پروژه چیست؟
• چرخه عمر پروژه

∗ خوشحال می‌شوم مرا در شبکه‌های اجتماعی نیز دنبال کنید:

یوتیوب | ویرگول | کانال تلگرام | اینستاگرام